Contrato para uso compartilhado de consultório. O que precisa estar previsto?

Dois ou mais profissionais decidem atender no mesmo endereço. Um deles possui a clínica e disponibiliza uma sala em determinados períodos. O outro utiliza o espaço, os equipamentos, a recepção e o sistema de agendamento mediante pagamento mensal ou por turno.

O acordo funciona até surgirem as primeiras dúvidas.

Quem responde quando o paciente é orientado incorretamente pela recepção? O valor mensal inclui materiais e esterilização? O profissional pode divulgar o endereço como seu consultório? Quem mantém o prontuário? A clínica pode acessar a agenda e os dados dos pacientes? O que acontece com os atendimentos agendados quando o contrato termina?

O uso compartilhado de consultório pode reduzir custos e facilitar o início ou a expansão da atividade profissional. Para funcionar com segurança, porém, precisa ser tratado como uma relação contratual completa.

Não basta estabelecer o valor da sala e entregar uma cópia da chave.

Uso compartilhado, sublocação e parceria são a mesma coisa?

Não.

O compartilhamento pode assumir diferentes formas.

Em alguns casos, existe locação ou sublocação de uma sala. O profissional recebe o espaço e mantém sua própria estrutura administrativa.

Em outros, há cessão temporária de uso acompanhada de serviços, como recepção, limpeza, internet, esterilização e agendamento.

Também pode existir uma parceria profissional, com divisão de receitas, despesas, pacientes e atividades.

A natureza do contrato depende da realidade. Utilizar o nome “coworking médico” ou “cessão de espaço” não transforma automaticamente a relação.

Se os profissionais dividem receitas, tomam decisões conjuntas e se apresentam como uma única organização, o vínculo pode ultrapassar o simples compartilhamento físico.

Se um deles apenas utiliza a sala em períodos determinados e mantém independência sobre pacientes, cobrança e atendimento, o contrato deve preservar essa separação.

É necessária autorização do proprietário do imóvel?

Quando quem oferece o espaço não é proprietário, o contrato principal de locação precisa ser examinado.

A Lei do Inquilinato determina que a cessão da locação, a sublocação e o empréstimo total ou parcial do imóvel dependem do consentimento prévio e escrito do locador.

A autorização não se presume apenas porque o proprietário conhece informalmente a presença de outros profissionais ou deixa de reclamar.

Também devem ser verificadas:

• finalidade permitida no contrato de locação
• convenção e regulamento do condomínio
• regras para circulação de pacientes
• possibilidade de instalação de placas
• horários de funcionamento
• realização de obras
• descarte de resíduos
• utilização de áreas comuns
• exigências administrativas e sanitárias

Um contrato entre os profissionais não consegue afastar uma proibição existente na locação principal ou nas regras do condomínio.

O contrato deve definir qual espaço pode ser utilizado?

Sim.

O documento deve identificar as salas e áreas compartilhadas, bem como os períodos em que poderão ser utilizadas.

É importante especificar:

• consultório ou sala de procedimento
• recepção
• sala de espera
• banheiros
• copa
• áreas de esterilização
• depósito de materiais
• vagas de estacionamento
• espaços reservados à equipe
• armários e locais de armazenamento
• equipamentos disponíveis

O acesso a uma sala não significa autorização para utilizar indistintamente toda a estrutura da clínica.

Se determinados ambientes exigem treinamento, acompanhamento ou autorização específica, essa limitação deve constar do contrato.

Também convém registrar o estado do espaço e dos equipamentos no início da relação, especialmente quando houver bens de maior valor.

Como organizar os horários?

O contrato precisa estabelecer o critério de reserva dos períodos.

A utilização pode ocorrer por dias fixos, turnos, horas ou conforme disponibilidade. Em qualquer modelo, devem ser definidas regras para alterações, cancelamentos e utilização além do horário contratado.

Entre os pontos relevantes estão:

• antecedência necessária para reservar
• prazo para cancelar
• possibilidade de troca de horários
• tolerância entre atendimentos
• tempo para limpeza e preparação
• prioridade em datas concorridas
• atendimento em fins de semana
• utilização durante feriados
• acesso fora do horário regular
• consequência de atrasos
• responsabilidade por períodos ociosos

Imagine que um procedimento se prolongue e impeça o profissional seguinte de utilizar a sala. O contrato precisa prever como a situação será comunicada e se haverá compensação ou remarcação.

A agenda compartilhada deve ser organizada sem expor informações clínicas desnecessárias aos demais profissionais.

Como calcular o valor pelo uso do consultório?

O pagamento pode ser fixo, por período, por atendimento ou calculado segundo combinação desses critérios.

O contrato deve indicar claramente o que está incluído.

O valor pode abranger:

• utilização da sala
• condomínio
• energia e água
• internet
• limpeza
• recepção
• sistema de agendamento
• telefone institucional
• materiais de escritório
• esterilização
• descarte de resíduos
• manutenção de equipamentos
• estacionamento
• lavanderia

Se houver despesas variáveis, o critério de cálculo precisa ser verificável.

Também devem ser definidos vencimento, reajuste, tributos, emissão de documento fiscal, atraso e consequências do inadimplemento.

Uma cobrança percentual sobre os atendimentos merece atenção. Dependendo da estrutura, ela pode aproximar a relação de uma parceria ou prestação de serviços mais ampla. O pagamento também não deve representar comissão pelo simples encaminhamento de pacientes.

Quem recebe o pagamento do paciente?

Essa definição ajuda a demonstrar quem mantém a relação contratual com o paciente.

Em um compartilhamento simples, cada profissional pode cobrar diretamente por seus próprios serviços, emitir seus documentos fiscais e assumir seus contratos.

Em outras estruturas, a clínica centraliza pagamentos e posteriormente realiza repasses.

Se houver centralização, o contrato precisa esclarecer:

• quem apresenta o orçamento
• quem recebe os valores
• quem emite a nota fiscal
• quais taxas serão descontadas
• quando ocorre o repasse
• quem suporta inadimplência e estornos
• como são tratados reembolsos
• como o profissional confere os pagamentos
• o que ocorre com parcelas recebidas após a rescisão

O fato de a recepção receber o pagamento não deve criar uma aparência diferente daquela definida nos contratos.

Se o paciente contrata diretamente o profissional, isso precisa ser comunicado com clareza. Se a clínica oferece e organiza o serviço como um todo, não é suficiente declarar internamente que apenas cede o espaço.

Compartilhar o consultório significa compartilhar pacientes?

Não.

O paciente deve compreender com quem está contratando e quem será responsável por seu atendimento.

O simples uso do mesmo endereço não transforma os profissionais em sócios nem permite que um deles acesse a carteira de pacientes do outro.

O contrato deve estabelecer:

• quem agenda cada paciente
• quem celebra o contrato de atendimento
• quem realiza a cobrança
• quem presta informações
• quem recebe reclamações
• quem organiza retornos
• quem mantém o acompanhamento
• como o paciente identifica o profissional responsável

A recepção compartilhada precisa saber diferenciar os atendimentos. Uma resposta como “a clínica fará o retorno” pode gerar confusão quando o paciente contratou diretamente um profissional independente.

A sinalização, os documentos e as comunicações devem refletir a organização real.

Quem responde pela recepção e pela equipe?

Se a recepção atende profissionais diferentes, suas atribuições precisam ser delimitadas.

O contrato deve esclarecer quais tarefas estão incluídas, como:

• agendamento
• confirmação de consultas
• recebimento de pagamentos
• emissão de recibos
• envio de formulários
• entrega de documentos
• organização da sala
• contato após o atendimento
• encaminhamento de reclamações

A recepção não deve transmitir orientações clínicas sem autorização nem decidir como conduzir intercorrências.

Também é necessário definir quem seleciona, remunera, orienta e supervisiona os empregados. O profissional que utiliza o espaço não deve dar ordens incompatíveis com a estrutura contratada e depois considerar que toda responsabilidade trabalhista pertence ao titular da clínica.

Quando houver equipe própria de cada profissional, o contrato deve disciplinar acesso, identificação, horários e utilização das dependências.

Quem responde pela estrutura e pelos equipamentos?

O contrato deve indicar quais equipamentos serão disponibilizados e quem responde por manutenção, calibração, higienização e reposição.

Não basta listar que a sala possui determinado aparelho.

É necessário definir:

• condições de utilização
• profissionais autorizados
• treinamento exigido
• manutenção preventiva
• comunicação de defeitos
• interrupção do uso
• responsabilidade por danos
• materiais compatíveis
• registro das utilizações
• limpeza entre atendimentos
• plano para indisponibilidade

Se o profissional levar equipamento próprio, devem ser verificadas instalação, consumo de energia, manutenção, seguro e responsabilidade por armazenamento.

A existência de cláusula dizendo que o usuário assume “todos os riscos” não afasta automaticamente a responsabilidade de quem fornece estrutura inadequada ou equipamento defeituoso.

Materiais e medicamentos estão incluídos?

O contrato deve separar materiais de uso comum daqueles empregados diretamente em procedimentos.

Papel, luvas de limpeza e materiais administrativos não se confundem com medicamentos, implantes, anestésicos ou insumos específicos.

O documento pode definir:

• materiais incluídos no valor
• itens fornecidos pelo profissional
• local de armazenamento
• controle de validade
• condições de conservação
• reposição
• inventário
• descarte
• responsabilidade por perdas
• tratamento de materiais de alto custo

Medicamentos e materiais não devem permanecer em armários indistintos sem identificação e controle de acesso.

Quando diferentes profissionais utilizam produtos semelhantes, é importante evitar trocas e dúvidas sobre origem, lote e responsabilidade.

Quem responde pela limpeza, esterilização e descarte?

Essas atividades não podem ser tratadas apenas como despesas comuns.

O contrato deve indicar quem executará cada procedimento, quais padrões serão observados e como ocorrerá o controle.

Devem ser examinadas questões como:

• limpeza entre atendimentos
• processamento e esterilização de materiais
• armazenamento de itens limpos
• separação de materiais contaminados
• descarte de resíduos
• utilização de equipamentos de proteção
• contratação de prestadores
• registro dos procedimentos
• comunicação de falhas

Se a clínica assume a esterilização, o profissional precisa conhecer o processo utilizado. Se cada usuário assume seus próprios materiais, a estrutura deve evitar que instrumentos sejam misturados.

A responsabilidade precisa corresponder ao procedimento efetivamente adotado.

É necessário verificar licenças e registros?

Sim.

Antes de contratar o uso do espaço, o profissional deve verificar se o local está regular para as atividades que pretende realizar.

Uma sala adequada para consultas pode não estar autorizada ou equipada para determinados procedimentos.

Conforme a atividade, devem ser examinados:

• licença ou alvará de funcionamento
• licença sanitária
• inscrição da pessoa jurídica no conselho profissional
• responsabilidade técnica
• atividades autorizadas no estabelecimento
• regras de segurança
• plano de gerenciamento de resíduos
• acessibilidade
• exigências municipais
• condições dos equipamentos
• contratos de manutenção

A existência de um consultório em funcionamento não significa que qualquer atividade de saúde possa ser realizada no local.

O contrato deve obrigar cada parte a manter atualizados os documentos pelos quais seja responsável e a comunicar suspensões ou irregularidades.

O responsável técnico responde por todos os profissionais?

A direção técnica possui atribuições relacionadas ao funcionamento e às condições do estabelecimento. Isso não elimina a responsabilidade pessoal de cada profissional por sua atuação.

O médico que utiliza o espaço permanece responsável por seus atos técnicos, registros e deveres éticos.

A clínica, por sua vez, não deixa de responder pelas obrigações que assume sobre estrutura, equipe, equipamentos e organização.

O contrato pode distribuir obrigações internas e prever cooperação em apurações. Não pode transformar o responsável técnico em garantidor absoluto de qualquer conduta praticada por profissionais independentes.

Também não pode utilizar a independência dos usuários para esvaziar as responsabilidades próprias do estabelecimento.

Como devem ser organizados os prontuários?

Cada atendimento deve ser devidamente registrado.

Quando os profissionais utilizam sistemas próprios, o contrato deve impedir que um tenha acesso ao prontuário do outro apenas porque trabalham no mesmo endereço.

Quando existe sistema compartilhado, devem ser criados perfis de acesso individualizados.

O documento precisa esclarecer:

• quem realiza os registros
• onde as informações são armazenadas
• quem mantém a custódia
• quais pessoas podem acessar
• como são registradas consultas e alterações
• quem fornece cópia ao paciente
• como serão incluídos exames e imagens
• o que ocorre após a saída do profissional
• como serão tratados pedidos de autoridades
• como serão preservados os registros

Contas compartilhadas, senhas anotadas na recepção e prontuários abertos em computadores comuns tornam impossível saber quem acessou determinada informação.

Trabalhar no mesmo consultório permite compartilhar dados dos pacientes?

Não automaticamente.

Nome, telefone, CPF e dados de pagamento são dados pessoais. Diagnósticos, exames, prescrições, imagens clínicas e demais informações referentes à saúde são dados pessoais sensíveis.

O compartilhamento do espaço não cria uma base legal para compartilhar todos esses dados.

Cada profissional ou clínica precisa identificar sua posição nas operações de tratamento. Dependendo da organização, podem existir controladores independentes, decisões conjuntas ou tratamento realizado em nome de outro agente.

O contrato deve disciplinar:

• finalidade dos acessos
• perfis de usuários
• confidencialidade
• comunicação por WhatsApp e e-mail
• utilização da agenda
• compartilhamento com recepção
• armazenamento físico
• uso de computadores e redes
• incidentes de segurança
• devolução e eliminação
• atendimento aos direitos dos pacientes

Consentimento não é fundamento obrigatório para todo tratamento de dados de saúde. Informações necessárias à assistência podem ser tratadas com base em outras hipóteses do artigo 11 da LGPD, conforme a finalidade concreta.

Isso não autoriza que um profissional utilize os contatos do outro para publicidade ou captação de pacientes.

Como proteger as conversas e documentos dentro do espaço?

A proteção não depende apenas do sistema eletrônico.

Em um consultório compartilhado, informações podem ser expostas por conversas na recepção, prontuários impressos, telas abertas, etiquetas, agendas e documentos deixados na impressora.

O contrato deve ser acompanhado de regras práticas, como:

• não chamar pacientes informando o procedimento
• não deixar documentos na sala após o turno
• bloquear o computador ao se afastar
• utilizar armários individualizados
• eliminar impressões de forma segura
• não comentar atendimentos em áreas comuns
• conferir destinatários antes de enviar mensagens
• limitar o acesso da recepção
• proibir fotografias de documentos em aparelhos pessoais
• comunicar imediatamente perdas e acessos indevidos

O dever de sigilo permanece mesmo depois do encerramento do contrato.

O profissional pode divulgar o endereço como seu consultório?

Pode divulgar o local de atendimento, desde que a comunicação não crie uma aparência enganosa sobre a estrutura da relação.

É necessário definir:

• forma de utilização do endereço
• nome que constará nas placas
• identificação dos profissionais
• divulgação no site e nas redes sociais
• utilização da marca da clínica
• anúncios em plataformas de busca
• informações que deverão ser retiradas após a saída
• responsabilidade pela atualização dos cadastros

Se o profissional utiliza o espaço apenas uma vez por semana, não deveria apresentar-se como proprietário ou integrante permanente da clínica sem que isso corresponda ao contrato.

A clínica também não deve continuar anunciando o profissional depois do encerramento.

O contrato pode exigir exclusividade?

Pode haver limitação justificada, mas uma exclusividade ampla merece cautela.

A simples utilização de uma sala não deveria impedir automaticamente que o profissional trabalhe em outros locais.

Se houver exclusividade ou restrição de concorrência, o contrato deve definir atividade, território, duração e contrapartida.

Também é necessário separar proteção legítima de informações da tentativa de impedir a livre escolha do paciente.

O profissional não pode copiar a base de contatos da clínica. Isso não significa que o paciente esteja proibido de procurá-lo espontaneamente em outro endereço.

O compartilhamento pode criar vínculo de emprego ou sociedade?

O contrato deve evitar uma descrição incompatível com a rotina.

O compartilhamento não se transforma automaticamente em relação de emprego porque o profissional utiliza o mesmo local com frequência. Também não cria necessariamente uma sociedade.

Entretanto, o risco aumenta quando aparecem elementos como subordinação, controle rígido, aplicação de sanções, ausência de autonomia, remuneração semelhante a salário ou atuação conjunta perante os pacientes.

Da mesma forma, divisão de resultados, administração conjunta, patrimônio comum e apresentação como um único negócio podem indicar relação mais próxima de sociedade ou parceria.

O documento não deve utilizar a expressão “cessão de espaço” para encobrir uma relação completamente diferente.

É recomendável exigir seguro?

A exigência pode ser adequada conforme os procedimentos, os equipamentos e os riscos envolvidos.

Podem ser examinados:

• seguro do imóvel
• cobertura dos equipamentos
• responsabilidade civil da clínica
• responsabilidade profissional individual
• danos causados a terceiros
• furto ou perda de materiais
• interrupção das atividades
• franquias e exclusões

O contrato deve impedir que as partes presumam a existência de cobertura sem verificar a apólice.

Também é importante estabelecer procedimento para comunicação de ocorrências que possam acionar o seguro.

O que acontece quando o contrato termina?

A saída do profissional envolve mais do que a devolução das chaves.

O contrato deve prever:

• prazo de aviso
• retirada de materiais e equipamentos
• devolução de chaves e credenciais
• cancelamento de acessos
• pagamento de despesas pendentes
• atendimento de pacientes já agendados
• continuidade dos tratamentos
• comunicação aos pacientes
• atualização das redes e cadastros
• prestação de contas
• acesso a prontuários
• exportação de informações
• eliminação das cópias indevidas
• manutenção do sigilo

Pacientes em tratamento não podem ser abandonados por causa do conflito contratual entre os profissionais.

A transição deve respeitar a liberdade de escolha do paciente e garantir que as informações necessárias ao acompanhamento permaneçam acessíveis a quem esteja legitimado a consultá-las.

Quais cláusulas precisam ser analisadas?

O conteúdo depende da estrutura, mas normalmente devem ser examinados:

• natureza da relação
• autorização do proprietário
• espaços e períodos disponibilizados
• regras de agenda
• valor e reajuste
• despesas incluídas
• materiais e medicamentos
• equipamentos e manutenção
• recepção e equipe
• limpeza e esterilização
• descarte de resíduos
• licenças e responsabilidade técnica
• contratação com os pacientes
• pagamentos e documentos fiscais
• prontuários e proteção de dados
• confidencialidade
• publicidade e uso do endereço
• exclusividade
• seguros
• danos e incidentes
• prazo e rescisão
• transição dos atendimentos

Afinal, por que formalizar o uso compartilhado?

O compartilhamento pode ser vantajoso para todos os envolvidos. Permite dividir estrutura, reduzir custos e oferecer um espaço mais completo aos pacientes.

O problema surge quando uma relação complexa é reduzida a uma mensagem dizendo que a sala estará disponível em determinados dias.

Um contrato adequado não serve apenas para cobrar o uso do espaço. Ele organiza atendimento, despesas, equipe, equipamentos, prontuários, dados dos pacientes e encerramento da relação.

O Contratos Sob Medida pode auxiliar na elaboração ou revisão de contratos para compartilhamento de consultórios, cessão de salas e contratação de estruturas médicas ou odontológicas, considerando o funcionamento efetivo de cada espaço.